Kosten & Ablauf
Büroreinigung: Kosten und Ablauf
Ein Preis von der Stange passt selten, denn jedes Büro wird anders genutzt. Hier erfahren Sie, wie Büroreinigung abgerechnet wird, wovon die Kosten abhängen und wie Sie zu einem verbindlichen Angebot kommen.
01Abrechnung
So wird Büroreinigung abgerechnet
Grundlage jedes Angebots ist der Zeitbedarf: Wie lange dauert die Reinigung Ihrer Räume in der vereinbarten Häufigkeit? Daraus ergeben sich vier übliche Abrechnungsmodelle.
| Modell | So funktioniert es | Geeignet für |
|---|---|---|
| Nach Stunden | Ein Stundensatz mal der geplanten Reinigungszeit pro Einsatz | Kleinere Büros, wechselnder oder schwer planbarer Bedarf |
| Nach Fläche | Ein Preis je Quadratmeter und Monat, berechnet aus dem Leistungsverzeichnis | Größere, gleichmäßig genutzte Büroflächen |
| Monatspauschale | Ein fester Betrag pro Monat für alle vereinbarten Leistungen und Intervalle | Unternehmen, die feste Kosten planen möchten |
| Einzelauftrag | Ein Preis für eine einmalige Leistung | Fensterreinigung, Grundreinigung, Teppichreinigung, Reinigung nach Umzug |
Gut zu wissen: In der Gebäudereinigung sind die Löhne tariflich geregelt, und der größte Teil des Preises sind Personalkosten. Deshalb hängt der Preis vor allem davon ab, wie viel Reinigungszeit Ihre Räume brauchen – nicht von der Abrechnungsart.
02Preisfaktoren
Diese Faktoren bestimmen den Preis
Zwei Büros mit gleicher Fläche können sehr unterschiedlich viel Arbeit machen. Diese Punkte schauen wir uns bei der Besichtigung genau an.
- Fläche und RaumaufteilungGroßraum geht schneller als viele kleine Einzelbüros mit Möbeln und Ecken.
- HäufigkeitTäglich, mehrmals pro Woche oder wöchentlich – der wichtigste Hebel für den Preis.
- NutzungWie viele Menschen arbeiten in den Räumen, wie viel Publikumsverkehr gibt es?
- Sanitärräume und KüchenSie brauchen besonders viel Zeit und meist die höchste Häufigkeit.
- BodenbelägeTeppich, Hartboden oder Naturstein brauchen unterschiedliche Geräte und Pflege.
- GlasanteilGlaswände und Glastüren verlängern die Reinigung – und fallen ungereinigt sofort auf.
- ReinigungszeitNacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit kann teurer sein als Reinigung am frühen Morgen oder Abend.
- Material und ZugangVerbrauchsmaterial, Schlüssel, Alarmanlage, Aufzug und Parkmöglichkeit.
03Sparen
Kosten sparen – ohne an der Sauberkeit zu sparen
Der größte Hebel ist ein Reinigungsplan, der zu Ihrer tatsächlichen Nutzung passt. Statt alles jeden Tag zu reinigen, bekommt jeder Bereich die Häufigkeit, die er wirklich braucht.
Bedarfsgerechte Intervalle
Sanitärräume, Teeküchen und Papierkörbe werden an jedem Reinigungstag gemacht, ruhige Einzelbüros dagegen seltener. Ein Archiv oder ein selten genutzter Besprechungsraum braucht keine tägliche Reinigung. So sinkt der Zeitbedarf, ohne dass es jemand merkt.
Kleine Änderungen im Büro
- Freie Schreibtische – wo abends nichts herumliegt, geht das Wischen schneller und gründlicher.
- Sauberlaufzone – eine ausreichend lange Schmutzfangmatte am Eingang hält viel Straßenschmutz aus den Räumen.
- Sammelstellen für Abfall – zentrale Behälter statt eines Papierkorbs an jedem Platz sparen Zeit bei jeder Reinigung.
- Regelmäßige Abstimmung – ändert sich die Nutzung, passen wir den Plan an, statt unnötige Leistungen weiterlaufen zu lassen.
Woran Sie ein gutes Angebot erkennen
- Leistungsverzeichnis – jede Raumgruppe mit Arbeiten und Intervallen, nicht nur „Büroreinigung pauschal“.
- Klare Zeiten – an welchen Tagen und zu welcher Uhrzeit gereinigt wird.
- Transparente Extras – Verbrauchsmaterial, Fensterreinigung und Zuschläge getrennt ausgewiesen.
- Ansprechpartner – wer erreichbar ist, wenn etwas nicht passt oder sich ändert.
Steuerlich
Für Unternehmen und Selbstständige sind die Kosten der Büroreinigung in der Regel Betriebsausgaben. Die Details klären Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung.
04Ablauf
Vom ersten Kontakt bis zur laufenden Reinigung
So kommen Sie zu einem Angebot, das wirklich zu Ihren Räumen passt – und zu einer Reinigung, die vom ersten Tag an funktioniert.
- 01
Anfrage
Adresse, Fläche, Räume, gewünschte Häufigkeit und Uhrzeit per E-Mail oder Telefon.
- 02
Besichtigung
Wir sehen uns Böden, Sanitärräume, Küche, Glasflächen und Zugang vor Ort an.
- 03
Leistungsverzeichnis
Sie erhalten den Reinigungsplan mit Intervallen und ein schriftliches Angebot.
- 04
Start
Schlüsselübergabe, erster Einsatz und nach einigen Wochen eine gemeinsame Abstimmung.
Beispiel für eine gute Anfrage: Steuerkanzlei in Hamburg-Winterhude, etwa 280 m² auf einer Etage, neun Büroräume, ein Besprechungsraum, zwei WCs und eine Teeküche. Teppich in den Büros, Fliesen in Küche und WC. Reinigung dreimal pro Woche abends, Schlüssel und Alarmcode werden übergeben. Verbrauchsmaterial bitte mit anbieten.
Wird nach Stunden oder nach Fläche abgerechnet?
Beides ist möglich. Kleinere Büros und wechselnder Bedarf lassen sich gut nach Stunden abrechnen, größere und gleichmäßig genutzte Flächen oft nach Quadratmetern. Viele Kunden entscheiden sich für eine feste Monatspauschale, weil sie gut planbar ist. Welches Modell zu Ihnen passt, besprechen wir nach der Besichtigung.
Ist Verbrauchsmaterial im Preis enthalten?
Reinigungsmittel und Geräte sind immer enthalten. Verbrauchsmaterial wie Seife, Papierhandtücher und Toilettenpapier können Sie selbst stellen oder über uns beziehen – das halten wir im Angebot getrennt fest.
Gibt es Zuschläge für Abend- oder Wochenendreinigung?
Reinigung früh morgens oder abends ist bei Büros der Normalfall. Für Einsätze an Sonn- und Feiertagen oder in der Nacht können Zuschläge anfallen. Ob und in welcher Höhe, steht transparent im Angebot.
Wie schnell erhalte ich ein Angebot?
Mit vollständigen Angaben zu Fläche, Räumen und gewünschter Häufigkeit können wir meist kurzfristig ein erstes Angebot erstellen. Bei größeren Objekten vereinbaren wir zuerst eine Besichtigung, damit der Preis wirklich passt.
Kann ich die Kosten der Büroreinigung absetzen?
Für Unternehmen und Selbstständige sind die Kosten einer Büroreinigung in der Regel Betriebsausgaben. Wie das in Ihrem Fall aussieht, klären Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung.
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